Salesforce カスタムレポートタイプの設計を図解：関連の必須と任意、結合レポートの使い分け

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カスタムレポートタイプが必要になるとき

レポートタイプは、レポートが読める範囲を決めるものです。どのオブジェクトをつなぎ、どの項目を列の候補に出すかを定義します。標準のレポートタイプで足りない代表的な場面は次の3つです。

• 子レコードがない親を含めたい
• 孫のオブジェクトまで1行でつなげたい
• 参照先の項目を列に足したい

「AとB」と「AとBがなくてもよい」の違い

作成の途中で、親と子の関連の種類を選びます。ヘルプの日本語版と英語版の表示を並べると、次の2つです。

SQL の用語は、理解を助けるたとえです。Salesforce の画面にこの語は出ません。

一度「関連は任意」を選ぶと、そのあとにつなぐ関連もすべて任意になります。「取引先、商談は任意、商談品目は必須」という組み合わせはできません。

任意の子に条件を置くと親が残る

ここが最もハマる点です。

取引先を親、商談を子とする「関連は任意」のレポートで、「フェーズ＝成立」の条件を置いたとします。出るのは成立した商談がある取引先だけ、と思いがちです。実際には次のように出ます。

子への条件は、親を絞りません。子の値を出すかどうかを決めるだけです。グループ化もダッシュの行が1つの塊になります。公式はこの動きを仕様として説明していて、子で絞りたいなら、関連が必須のレポートタイプとクロス条件を使うよう案内しています。

クロス条件（Cross Filter）は、関連する子の有無で親を絞る機能です。1レポートに3つまで、それぞれ副条件を5つまで付けられます。使えるのは Enterprise、Performance、Unlimited、Developer の各エディションです。「商談がない取引先」程度なら、カスタムレポートタイプを増やさず、標準のレポートタイプとクロス条件で足りることもあります。レポートタイプは数が増えるほど保守が難しくなるので、作る前に検討する価値があります。

カスタムレポートタイプの作り方と制限

作成の流れは次のとおりです。

1. 設定（Setup）で [レポートタイプ]（Report Types）を開き、新しいカスタムレポートタイプを作る。
2. 主オブジェクトを選ぶ。保存後は変更できない。
3. 関連するオブジェクトをつなぎ、関連の種類を選ぶ。
4. 列の候補にする項目を整える。参照先の項目もここで足せる。
5. 対応可能状況を [リリース済み]（Deployed）にする。[開発中] のままだと他のユーザーが使えない。

作成画面には、拡張カスタムレポートタイプビルダー（Enhanced）と従来のビルダーがあり、公式の手順も分かれています。

作成できるカスタムレポートタイプの数はエディションで変わります。ヘルプの Reports and Dashboards Limits and Allocations で確かめてください。

設計で効いてくるのは「兄弟が入らない」制限です。

カスタムレポートタイプは、主オブジェクトから子、孫、ひ孫へ縦につなぎます。取引先の下の商談とケースのように、同じ親を持つ2つの子を1本に入れることはできません。この場面で使うのが結合レポートです。

結合レポートの使い方

結合レポート（Joined Report）は、複数のレポートタイプをブロックとして1つに並べます。商談とケースは、どちらも取引先に関連しているので結合できます。

押さえる点は4つです。

• 各ブロックは独自の列、条件、並び順を持てる。
• グループ化はブロック全体に効き、最大3つ。使えるのは全ブロックに共通する項目。
• 最初に足したレポートタイプが主になり、共通項目の名前はそれに従う。
• 各ブロックの行は、他のブロックと一致しなくてもすべて出る。公式はSQLの外部結合と説明している。

4つ目が重要です。取引先でグループ化すると、ケースだけある取引先も商談だけある取引先も行に出ます。「両方ある取引先だけ」に絞る機能ではありません。

また、行レベル数式は結合レポートでは使えません。「関連は任意」のレポートタイプでも同じです。行ごとの計算が必要なら、カスタム項目の数式にするか、別の作りを検討します。

どの作りにするかの判断

判断の順番は、次のとおりです。

1. 同じ親の2つの子を並べたい → 結合レポート
2. 子がない親も一覧に出したい → 関連は任意（条件が親だけで済むとき）
3. 親を「子の有無」で絞りたい → クロス条件
4. それ以外 → 標準のレポートタイプか、関連が必須のカスタムレポートタイプ

経営会議のダッシュボードで崩れないために

ダッシュボードは、元のレポートの作りに結果を左右されます。数字が合わないという相談の多くは、ダッシュボードより元のレポートに原因があります。編集部のおすすめは次の3点です。

• 同じ指標は1つのレポートにまとめる。「今期の受注」の定義が部署ごとに違うレポートが複数あると、会議で数字がずれる。
• 共有設定の影響を確かめる。実行するユーザーの権限で見える行が変わる。設定は共有モデルの記事で確かめる。
• 親子の行の増え方を意識する。取引先に商談をつないだレポートでは、取引先の項目は商談の数だけ行に現れる。取引先の売上項目を合計すると、重複して足される。

データの持ち方が先に決まると、レポートも楽になります。親子の関係は主従関係と参照関係の記事、リードから商談への流れはリードの取引開始の記事を読んでください。全体の地図は設計ガイドにあります。レポートは管理者の資格でも範囲に入るので、認定アドミニストレーターの勉強法とあわせて進めると効率が上がります。